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    关于在档案工作中应用信息技术的冷思考(二)
    作者:卢林涛  来源:中国档案报  更新时间:2019/3/29

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        新兴信息技术的迅猛发展让技术热潮席卷包括档案工作在内的社会各行各业。各类新兴信息技术给生产生活带来了革命性变革,档案工作应该积极拥抱新变化,在实际业务中应用新兴信息技术。与此同时,我们必须理性地看到新兴信息技术的“超前”“威胁”和“表象”,不能将新兴信息技术视为“万能神药”,不能不考虑当前档案工作的实际情况而一味追求最新技术潮流,不能盲目上马技术系统而不考虑技术应用可能带来的安全问题,不能妄想依托技术应用一劳永逸地解决所有问题而忽视深层次的管理活动和社会背景。档案工作关系到国计民生,责任重大、使命艰巨。在新一轮机构改革中,档案机构的管理体制机制发生了重大变化,“局馆分开”“政事分离”等对档案部门提出了新要求。站在新的历史方位,档案工作在顺应信息化潮流,积极应用现代技术的同时,更要清醒认知自身发展水平和技术需求,全面掌握相关技术发展及应用情况,科学分析、统筹谋划、审慎部署,在合适时机应用适当的技术,有效推进档案工作向前发展。

        一是全面评估当前档案工作实际情况与新兴信息技术发展水平的策应程度?!罢铰砸恢滦浴蹦P椭赋?,信息技术必须与组织的整体运营情况相适应,才能形成组织内有效的策应性,推动业务活动。档案机构在应用相关新兴信息技术前,必须了解掌握机构的实际工作情况,特别是要了解技术应用的需求、技术应用的已有基础等,在摸底调查的基础之上,选择适用的信息技术助力档案工作。

        二是着力构建档案信息安全风险管理框架。通过多年努力,档案实体安全问题已基本得到有效保障,但在数字时代,档案信息安全问题的重要性愈发凸显,要确保新兴信息技术应用中不出安全问题,必须做到以成熟的技术基础和成熟的应用环境搭建更为稳固的档案信息安全风险管理框架,而非不顾技术成熟度盲目引进最新技术,“最快应用”的同时可能会带来“最新问题”;在档案机构内部,要构建更为成熟的技术环境,从原有技术系统的升级改造到技术人员的培训教育,再到开发更符合档案工作实际情况和特殊需求的辅助工具,为新兴信息技术的应用筑牢防火墙。

        三是积极培育“技术、管理、社会”的实践生态。档案管理是一项复杂的社会实践。在技术浪潮的推动下,档案管理需要积极应用各类新兴信息技术,因此必须从管理活动和社会背景入手,实现“技术、管理、社会”三维联动,构建完善、有机的实践生态。要科学认识信息化、网络化是历史大势和时代必然的事实。在我国加快推进信息化、建设网络强国的过程中,档案机构不能缺位,要抓住这一难得的战略机遇,拥抱新兴信息技术,实现档案管理由数字化向数据化的历史转变,推动档案工作更好地服务国计民生。要建立健全新兴信息技术应用的管理格局,聚焦体制机制、关注标准规范、着眼业务活动、梳理应用场景,从中观管理维度出发,保障技术应用的落地和预期应用效果的实现。

        在技术热潮下,我们更要保有一份冷静的思考。技术,特别是各类新兴信息技术绝对不是万能的,既有与当前档案工作实际的“不适”,又有技术相对不成熟所带来的安全风险,还有技术的工具属性所决定的其效用的非独立性。因此,在档案工作中应用各类信息技术的整体态度应是乐观且审慎的——乐观其在档案工作中应用的美好愿景,审慎其在档案工作中应用的具体实现。

        原载于《中国档案报》2019年3月25日 总第3351期 第三版


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